Portaria remota x portaria tradicional: o que você precisa saber antes de decidir

Com certeza, volta e meia, este assunto é discutido em reuniões de condomínio: e se adotássemos a portaria remota, ou inteligente? Que impactos, positivos e negativos, isso traria ao condomínio e aos condôminos? Será que seria bom?

Primeiro, deve-se ter em mente que empregar a portaria remota vai exigir um esforço dos moradores para os novos procedimentos de segurança e rotinas do prédio. Nem todos se adaptarão de forma igual, tudo vai depender da aceitação, idade, intimidade com alguma tecnologia etc. Além disso, nem todos os prédios são fortes candidatos a esse sistema de controle de entradas e saídas. Especialistas indicam que o ideal é que o condomínio tenha até 50 unidades, pois prédios com muitos apartamentos têm uma movimentação muito grande, o que poderia inviabilizar o sistema. Além disso, é nos condomínios menores que a folha de pagamento mais impacta as finanças. E economia é uma vantagem muito importante na hora de optar pela portaria remota.

“A redução do custo em comparação com a portaria tradicional é em torno de 60%, sendo que isso representa em alguns condomínios cerca de até 50% da taxa condominial. Isso acumulado em um ano pode render uma economia de até R$ 100 mil, recurso que poderá ser revertido em melhorias para o condomínio. Além disso, o reajuste anual do salário dos porteiros tem sido o dobro do percentual do IGP-M, índice de reajuste aplicado pelas empresas de portaria inteligente”, afirma o gestor de Segurança / Portaria Inteligente da Alarm Center, Leonardo Simonetti.

De acordo com ele, a portaria remota apresenta uma tendência sem volta. “Os prós são inúmeros, principalmente o aumento significativo na segurança, já que todo processo ocorre por meio de protocolos e procedimentos definidos e todos os acessos são registrados, sendo possível auditar os atendimentos com gravação de voz e imagens.”

A diretora da Villa Gestão de Condomínios, Carla Valéria Bongiovani, ressalta também que, com a portaria remota, “há impessoalidade no atendimento, não existe passivo trabalhista, o porteiro não fica vulnerável em um assalto e há a redução dos custos com mão de obra e folha de pagamento dos funcionários”.

Entretanto, ela aponta também alguns desafios que precisam ser vencidos para esse modelo for adotado. “Na falta de energia elétrica, telefone ou internet, o sistema não funciona. E se o motor do portão quebrar, quem vai abri-lo manualmente para os moradores e visitantes? O recebimento da correspondência também fica comprometido. Além disso, devemos lembrar que o porteiro pode ser muito importante na vida do condomínio, como ajudando pessoas mais idosas e com deficiência e recebendo encomendas, por exemplo. É preciso o envolvimento de toda a coletividade para se adaptar a esse novo formato de portaria”, diz.

Para driblar certas desconfianças iniciais, alguns condomínios, ao adotarem a portaria remota, acabam aproveitando um porteiro como um encarregado de serviços gerais no horário comercial, desde que haja uma aceitação convencionada pelo sindicato da categoria. Esse profissional daria apoio no caso de entregas, por exemplo, o que também pode ser feito pelo zelador.

“Há um fator humano que ainda é preponderante e, em algumas comunidades condominiais, há funcionários que trabalham por longos anos e acabam tendo um contato quase que familiar com os moradores. A portaria virtual mudará essa rotina e o contato pessoal com o porteiro não existirá mais, uma vez que o serviço é operado remotamente e serão vários funcionários da empresa que prestarão serviços a vários outros condomínios, como uma central de teleatendimento”, reforça o diretor da Condovix, Pedro Vinicius.

Tecnologias

Para a implantação da portaria remota, o uso das tecnologias é primordial. Com o porteiro atuando remotamente, um sistema de videomonitoramento se faz necessário para ser seus olhos. Além disso, são necessários outros equipamentos, para que tudo funcione bem. “Quando o cliente demonstra interesse, realizamos uma visita no local verificando o perfil do público daquele condomínio, a necessidade de segurança perimetral, automatizadores, nobreak para todo sistema, inclusive motor, controle de acesso, interfonia IP e a parte de videomonitoramento. Ele é fundamental para o sucesso da operação, pois são nossos olhos remotamente. As principais câmeras do cliente ficam abertas em nossa central de monitoramento 24 horas”, afirma Leonardo Simonetti.

O coordenador administrativo do Grupo SEI, Welton Mendes Bernardes, lembra que várias empresas adotam tecnologias diferentes: umas usam app para celular, outras usam sites específicos e outras ainda, fontes mais conservadoras, como e-mail para disponibilizar cadastros e comunicações. “Mas o que mais envolve são as tecnologias de acesso, que podem ser por leitura de proximidade, biometria e reconhecimento de íris ou facial.”

Moradores responsáveis

Algumas alterações na rotina dos moradores também precisam ser empreendidas para que a portaria remota funcione adequadamente. “O morador é parte integrante no processo. Informar previamente quanto a festas, retirar sua correspondência no escaninho individual e não permitir entrada de outros veículos ou pessoas durante seu acesso são os principais cuidados. Mas esse já deveria ser um cuidado mesmo com o porteiro presencial”, lembra Leonardo.

“O morador deve portar dispositivos de controle de acesso ou a digital e aguardar o tempo de leitura e identificação do acesso. A mudança mais importante se dá quando a segurança passa a ser de responsabilidade de todos, cada um com suas obrigações de manter portas e portões sempre fechados e de não autorizar a entrada de pessoas estranhas no edifício sem uma prévia identificação”, destaca Welton.

O ideal é que para todos se ambientarem ao novo sistema de portaria, a administradora do condomínio promova, junto com o síndico, membros do conselho e a empresa responsável pela portaria remota, treinamentos e palestras, explicando para todos qual deve ser o comportamento a partir da adoção desse novo sistema. Afinal, todo processo de mudança exige conhecimento, e informação nesse quesito nunca é demais.